Datenschutzerklärung

Allgemeines

OnlyGrades nimmt den Schutz personenbezogener Daten ernst. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche Daten im Rahmen der Nutzung von OnlyGrades erhoben, verarbeitet und gespeichert werden — und welche Rechte betroffene Personen haben.

OnlyGrades ist eine webbasierte Plattform für die digitale Notenverwaltung an Schweizer Schulen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt ausschliesslich im Rahmen des Schulbetriebs und der damit verbundenen administrativen Prozesse.

Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Art der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung von OnlyGrades werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:

• Stammdaten von Lehrpersonen und Schulverantwortlichen (Name, E-Mail-Adresse, Funktion)
• Stammdaten von Schülerinnen und Schülern (Name, Klasse, Schuljahr)
• Leistungsdaten (Noten, Prüfungsergebnisse, Semesterbewertungen)
• Kontodaten für den Plattformzugang (E-Mail, verschlüsseltes Passwort)
• Technische Nutzungsdaten (Logs, Session-Informationen, IP-Adressen)

Zweck der Verarbeitung

Die Daten werden ausschliesslich für folgende Zwecke verarbeitet:

• Bereitstellung und Betrieb der OnlyGrades-Plattform
• Verwaltung von Noten, Prüfungen und Semesterabschlüssen
• Authentifizierung und Zugriffskontrolle
• Technischer Support und Fehleranalyse
• Erfüllung vertraglicher Pflichten gegenüber Schulen

Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) sowie — sofern anwendbar — der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Verarbeitung ist notwendig zur Erfüllung des Vertrags mit der jeweiligen Schule (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung berechtigter Interessen des Betreibers (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Rollen und Zugriffskontrolle

Der Zugriff auf personenbezogene Daten ist strikt rollenbasiert geregelt:

• Schülerinnen und Schüler sehen ausschliesslich ihre eigenen Noten und Bewertungen.
• Lehrpersonen sehen die Noten der Klassen und Module, die ihnen zugewiesen sind.
• Schulleitung und Prüfungsleitung haben Zugriff auf alle schulinternen Daten.
• Der Plattformbetreiber hat keinen regulären Zugriff auf schulinterne Daten — nur im Rahmen des technischen Supports mit Zustimmung der Schule.

Weitergabe an Dritte

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Eine Übermittlung kann ausnahmsweise erfolgen an:

• Technische Dienstleister (z.B. Hosting-Anbieter), die im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) tätig sind
• Behörden, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist

Es findet kein Verkauf von Daten an Dritte statt.

Datenstandort

Alle personenbezogenen Daten werden auf Servern in der Schweiz oder der Europäischen Union gespeichert. Es findet keine Übermittlung in Drittstaaten ohne angemessenes Schutzniveau statt.

Aufbewahrungsdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Verarbeitungszwecke notwendig ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Beendigung des Vertragsverhältnisses mit einer Schule werden die entsprechenden Daten nach Ablauf einer angemessenen Übergangsfrist gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht zur längeren Aufbewahrung besteht.

Datensicherheit

OnlyGrades trifft technische und organisatorische Massnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören:

• Verschlüsselte Datenübertragung via HTTPS (TLS)
• Verschlüsselte Speicherung von Passwörtern
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle
• Regelmässige Sicherheitsupdates der verwendeten Software

Auftragsverarbeitung (AVV)

Schulen, die OnlyGrades einsetzen, handeln in der Regel als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts. OnlyGrades agiert dabei als Auftragsverarbeiter. Auf Anfrage wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgeschlossen, der die datenschutzrechtlichen Pflichten beider Seiten regelt.

Für die Vereinbarung eines AVV wenden Sie sich bitte an: janis@onlygrades.ch

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben — im Rahmen des anwendbaren Rechts — folgende Rechte:

• Auskunftsrecht über die zu ihrer Person gespeicherten Daten
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten
• Recht auf Löschung (soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzbehörde

Anfragen zur Wahrnehmung dieser Rechte richten Sie bitte an: janis@onlygrades.ch

Änderungen dieser Erklärung

OnlyGrades behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen — etwa bei Änderungen der Plattform, der Rechtslage oder der Verarbeitungsprozesse. Die jeweils aktuelle Version ist unter onlygrades.ch/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen werden Nutzer per E-Mail informiert.